Microsoft 365 sauvegarde-t-il vos données ? Corbeilles, rétention et vraie sauvegarde.

Disponibilité n’est pas sauvegarde

Microsoft fait fonctionner une infrastructure redondante : les données sont répliquées entre plusieurs centres de données, et une panne matérielle chez Microsoft ne fait pas disparaître vos fichiers. C’est ce qu’on appelle la disponibilité du service.

La sauvegarde répond à une autre question : pouvoir revenir à un état antérieur de vos données après une suppression, une erreur, un écrasement ou une attaque. Or la réplication reproduit aussi les erreurs : un dossier supprimé ou des fichiers chiffrés par un rançongiciel le sont partout, instantanément. En pratique, la protection contre ces scénarios reste à organiser par l’entreprise elle-même, avec les outils natifs et, le plus souvent, une sauvegarde complémentaire.

Sauvegarde OneDrive : corbeilles, versions et restauration

Quand un utilisateur supprime un fichier dans OneDrive ou SharePoint, il passe par deux corbeilles successives : la corbeille de l’utilisateur, puis une corbeille de second niveau visible des administrateurs. Selon la documentation de Microsoft, l’élément est définitivement supprimé au bout de 93 jours au total, tous niveaux confondus. Ce délai n’est pas paramétrable dans SharePoint Online.

L’historique des versions permet de revenir à une version antérieure d’un document modifié, et OneDrive propose une fonction de restauration de l’ensemble de l’espace à une date antérieure, sur une fenêtre limitée. Ces fonctions rendent de vrais services au quotidien, mais elles ont des limites : passé le délai, rien n’est récupérable ; un utilisateur malveillant ou un compte compromis peut vider les corbeilles ; et lorsqu’un compte est supprimé, son OneDrive n’est conservé que 30 jours par défaut, une durée modifiable par l’administrateur.

Sauvegarde SharePoint : les sites et bibliothèques partagés

Les sites SharePoint hébergent les bibliothèques de documents des équipes, y compris les fichiers des canaux Teams. Ils bénéficient des mêmes corbeilles et du même historique des versions que OneDrive. Le risque principal tient à leur caractère partagé : une suppression ou une synchronisation malheureuse touche toute l’équipe, et une restauration fine — retrouver un dossier tel qu’il était il y a quatre mois — n’est pas possible nativement au-delà de la fenêtre des corbeilles.

Les stratégies de rétention de Microsoft Purview permettent de conserver des contenus plus longtemps, mais elles relèvent de la conformité : elles servent à garder une trace, pas à restaurer rapidement un site ou une bibliothèque dans un état cohérent.

Exchange Online : les e-mails supprimés

Un e-mail supprimé passe d’abord par le dossier « Éléments supprimés », puis, une fois ce dossier vidé, par les éléments récupérables. Selon la documentation de Microsoft, ils y restent 14 jours par défaut, et l’administrateur peut porter ce délai à 30 jours au maximum. La mise en conservation pour litige permet de garder plus longtemps les éléments d’une boîte aux lettres, mais c’est, là encore, un outil de conformité plutôt qu’une sauvegarde.

Sauvegarde Teams : conversations et fichiers

Dans Teams, il faut distinguer les fichiers des conversations. Les fichiers partagés sont stockés dans SharePoint pour les canaux et dans OneDrive pour les conversations privées : ils suivent donc les règles décrites plus haut.

Les messages, eux, sont stockés par le service Teams, avec une copie conservée dans des dossiers cachés des boîtes aux lettres, à des fins de conformité. Ces dossiers ne sont pas accessibles directement aux utilisateurs ni aux administrateurs : on les interroge par des recherches eDiscovery. Il n’existe pas de fonction native pour restaurer une conversation ou un canal supprimé dans son état d’origine. Une solution de sauvegarde tierce compatible Teams comble ce manque, en sauvegardant les canaux, leurs messages et leurs fichiers.

Les scénarios de perte de données les plus fréquents

Les protections natives couvrent bien l’erreur récente et isolée. Elles atteignent leurs limites dans les situations suivantes :

• Une suppression découverte trop tard, après l’expiration des corbeilles ou de la rétention.
• Le départ d’un collaborateur dont le compte a été supprimé, avec son OneDrive et sa boîte aux lettres.
• Un rançongiciel qui chiffre les fichiers d’un poste et les synchronise dans OneDrive ou SharePoint.
• Un compte compromis utilisé pour supprimer des données et vider les corbeilles.
• Une erreur de manipulation à grande échelle : synchronisation, migration ou script mal maîtrisés.
• Une obligation de conserver des données plus longtemps que ce que permettent les délais natifs.

Ce qu’apporte une sauvegarde Microsoft 365 dédiée

Une sauvegarde dédiée copie régulièrement les données d’Exchange Online, de OneDrive, de SharePoint et de Teams vers un stockage indépendant du tenant, avec sa propre durée de rétention. Ses apports concrets :

• Une copie hors du tenant, qui reste disponible même si un compte administrateur est compromis.
• Une rétention choisie, au-delà des délais natifs.
• Une restauration granulaire : un e-mail, un fichier, un dossier, une boîte aux lettres ou un site entier, à une date précise.
• La conservation des données des collaborateurs partis, sans garder leur licence active.
• Des restaurations testées et documentées, intégrées au plan de reprise d’activité.

Comment choisir sa solution de sauvegarde

Microsoft propose désormais son propre service payant, Microsoft 365 Backup, et de nombreux éditeurs proposent des solutions tierces. Quelle que soit l’option, vérifiez les mêmes points : les applications couvertes, Teams compris ; la fréquence des sauvegardes ; la durée de rétention ; la localisation et le chiffrement des copies ; la finesse et la rapidité des restaurations ; et l’indépendance de la copie vis-à-vis de vos comptes Microsoft 365.

La sauvegarde de Microsoft 365 s’inscrit dans une stratégie plus large, la règle 3-2-1 : trois copies des données, sur deux supports différents, dont une hors site. Chez Dalena & Co, à Romainville, nous mettons en place la sauvegarde de Microsoft 365 hors tenant pour les entreprises de Paris et de la petite couronne, avec des tests de restauration réguliers et un suivi intégré à notre infogérance.